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Le département ICT est toujours au service de l’entreprise, que ce soit en apportant un soutien opérationnel ou en lançant des projets novateurs qui stimulent les activités. Elu ‘CIO de l’Année’, Freddy Van den Wyngaert, CIO chez Agfa, entrevoit actuellement de nombreuses opportunités pour l’ICT. “Lorsque la conjoncture économique est moins favorable, le changement est mieux accepté.”

Freddy Van den Wyngaert : “Aujourd’hui, les responsables ICT sont confrontés à un important défi. Nous devons plus que jamais nous efforcer de trouver le juste équilibre entre la création de valeur et l’innovation, d’une part, et la réduction des coûts, d’autre part. Dans le contexte économique actuel, l’entreprise doit absolument réduire ses coûts tandis que le département ICT doit créer de la valeur.” Selon le ‘CIO de l’Année’, le CIO doit relever un défi supplémentaire : “Il faut accorder toute l’attention nécessaire à la gestion des talents et à la rétention du personnel. Ce point est de la plus haute importance en temps de crise. Même lorsque la conjoncture économique est moins bonne, il faut continuer à former les collaborateurs.” Freddy Van den Wyngaert estime que pour trouver ce juste équilibre entre la réduction des coûts et la création de valeur, il convient d’améliorer la communication entre le CIO et le CxO. “C’est là une opportunité liée à la crise. Tout le monde doit consentir d’énormes efforts, y compris le département commercial. En tant que CIO, vous devez veiller à vous faire clairement entendre par le département commercial. Vous avez une bonne idée ? Désormais, elle sera certainement prise en considération. Le changement sera mieux accepté. C’est donc le moment idéal pour redéfinir les anciens processus.”

Simplification et standardisation 

Freddy Van den Wyngaert plaide en faveur de la simplification et de la standardisation de l’ICT. “C’est également l’occasion d’évaluer et d’adapter si nécessaire la stratégie de sourcing. Ainsi, Agfa va à nouveau effectuer ses activités ICT en interne (insourcing). Nous avons examiné tous les business cases et sommes arrivés à la conclusion que l’internalisation était aujourd’hui la meilleure solution, contrairement à la tendance prédominante à l’externalisation (outsourcing).” Le ‘CIO de l’Année’ est d’avis qu’il faut accorder davantage d’attention à la collaboration entre les collaborateurs, les clients, les fournisseurs et les partenaires. “Nous avons investi dans des solutions de vidéoconférence, de cours virtuels et de formation en ligne. Le business case pour ce type d’applications est tellement positif qu’il est aujourd’hui beaucoup plus facile de recevoir le feu vert pour ces projets.”

De la boilerroom à la boardroom

Quel rôle l’ICT peut-il jouer au sein d’une entreprise ? Selon Freddy Van den Wyngaert, ce rôle dépend du cycle de vie de l’ICT : dans quelle phase l’ICT se trouve-t-il en ce moment ? A-t-il exclusivement une fonction de support en tant que prestataire de services ? Est-il un enabler pour le département commercial ? Ou fait-il office de driver et donc de partenaire stratégique du service commercial ? “Toutes les mesures prises par le département ICT ont un impact sur son cycle de vie. L’ICT a donc la possibilité de passer d’une fonction de support à un rôle d’enabler et de driver.” Le département ICT d’Agfa est lui-même un exemple de cette évolution. En automne, il s’acquittera de plusieurs missions ICT pour le ZNA (Ziekenhuisnetwerk Antwerpen). “Nous allons notamment gérer différentes activités opérationnelles pour le ZNA en tant que sous-traitant du département commercial. Au sein d’Agfa même, le département ICT continuera à assurer ses fonctions de support et d’enabler alors que pour le ZNA, il fera office de partenaire stratégique du département commercial.” Freddy Van den Wyngaert estime que le contexte économique actuel offre au département ICT l’opportunité de se profiler davantage comme enabler et comme driver. “La rapidité est importante à cet égard. On en revient aux fondements, on élimine tout ce qui est superflu et on reconstruit à l’aide de business cases avec un return-on-investment d’un an maximum.”
La confiance est naturellement une condition sine qua non pour que le département ICT puisse passer d’un rôle de support à celui de driver : de la boilerroom à la boardroom.

Fixer les bonnes priorités

Divers projets menés chez Agfa ont trait à la demande d’une meilleure accessibilité de l’entreprise. Sur le marché mondialisé et électronique d’aujourd’hui, une entreprise se doit d’être accessible à tout moment. Les collaborateurs ont accès aux applications et aux données à tout moment de la journée et depuis n’importe quel endroit. Mais les clients et les distributeurs exigent eux aussi une meilleure accessibilité. “Nous disposons de la technologie pour ce faire”, déclare Freddy Van den Wyngaert. “Les applications et le réseau rendent possible cette nouvelle façon de travailler. Les informations sur nos produits et les programmes de formation correspondants sont mises à la disposition de nos vendeurs, de nos clients et de nos distributeurs sur l’Internet. Chaque groupe cible a son propre portail.” Le département ICT fait office d’enabler à cet égard mais permet également au département commercial de réaliser d’importantes économies. “Notre objectif consiste à réduire les coûts grâce aux solutions électroniques : nous supprimons les frais de déplacement de nos collaborateurs et nous réduisons fortement les frais d’organisation des sessions de formation. Ne vous y trompez pas : les investissements consentis dans ces outils de collaboration sont substantiels. Mais les avantages se retrouvent au cœur de notre business . Il est donc important de fixer les bonnes priorités.”

4 conseils de Freddy Van den Wyngaert

1. Faites-vous entendre
Tout le monde est sous pression. Tant le département ICT que le département commercial. De nos jours, le CxO ne peut pas se permettre de ne pas écouter le CIO. Les départements commercial et ICT doivent plus que jamais prendre des décisions conjointement. Pour le CIO, la conjoncture économique actuelle est une occasion de simplifier, de standardiser, de consolider et de virtualiser l’environnement ICT. Quant au CxO, il est désormais plus ouvert aux projets apportant un changement, a fortiori si ceux-ci ont un impact positif sur la structure des coûts. 

2. Utilisez des business cases rapides
Le CIO doit étayer son choix avec un business case positif. Un projet peut viser à réduire les coûts ICT. Mais il peut tout aussi bien nécessiter un investissement dans des outils ICT, qui résultera en une réduction des coûts pour le département commercial. Exigez un business case positif pour chaque projet. Optez pour des projets qui offrent un avantage clair et un return-on-investment d’un an maximum. 

3. Ne vous limitez pas à des actions à court terme
Continuez à faire des projets pour l’avenir, même si la situation économique actuelle est difficile. Ne vous limitez pas à des actions à court terme mais offrez suffisamment de perspectives à vos collaborateurs. Ils sauront ainsi qu’ils pourront à nouveau travailler sur davantage de projets lorsque la situation économique le permettra. Une vision à long terme détaillée est moins essentielle aujourd’hui. Considérez les choses sur une période de deux à trois ans plutôt que sur une période de cinq ans. 

4. Soyez un CIO au rôle multidimensionnel
Différents aspects définissent votre rôle de CIO. L’équilibre est primordial à cet égard. Un CIO réduit les coûts mais crée également de la valeur pour l’entreprise. Il est l’ICT manager de l’entreprise et, à ce titre, il est responsable de tout ce que la technologie peut offrir. Mais il doit également remplir un rôle de business manager. Un CIO compétent prône une approche pragmatique des défis ICT mais l’entreprise attend également de lui qu’il soit un visionnaire. N’oubliez surtout pas que l’ICT est avant tout une affaire de personnes.
La confiance revêt une importance décisive à tous les niveaux de l’organisation ICT.

Identikit 

Freddy Van den Wyngaert (57) occupe le poste de CIO chez Agfa depuis fin 2000. Il travaillait auparavant chez ExxonMobil Chemical, notamment comme IT manager Europe et comme Knowledge Management Officer aux Etats-Unis. Freddy Van den Wyngaert est administrateur d’ADM, président du CIO Forum Belgium Business, membre du Conseil d’administration d’EuroCIO et cofondateur de SAPience.be, le groupe d’utilisateurs belges de SAP. En 2008, Data News et Business ICT ont élu Freddy Van den Wyngaert ‘CIO de l’Année’.