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Les problèmes posés par une pandémie de grippe sont nombreux. Si la vaccination semble la meilleure protection, il n’est pas toujours aisé de vacciner tout le personnel d’une entreprise. Comment gérer la contagion ? Comment maintenir la continuité des affaires ? Quelle mode de communication adopter ? Autant de questions auxquelles les autorités apportent des éléments de réponse…

Comment protéger la santé du personnel ?

Le site influenza.be suggère 2 actions principales pour éviter qu’un grand nombre d’employés ne tombent malade.

1. Il convient de prévoir et d’autoriser les absences des collaborateurs lorsqu’elles sont liées à des facteurs tels que : la maladie personnelle, la maladie d’un membre de la famille,des mesures collectives de contraintes ou de quarantaines, la fermeture d’école et/ou d’entreprise, la diminution voire la suppression des transports publics
2. Il est également opportun de renforcer les mesures destinées à freiner la contagion via :
   1. l’application de mesures d’hygiène personnelles renforcées : lavage fréquent des mains au savon et séchage avec une serviette jetable, utilisation de mouchoirs en papier à usage unique qui sont jetés dès la première utilisation, protection de la bouche avec la main en cas de toux ou d’éternuement suivie d’un lavage des mains, port éventuel du masque
   2. l’application des mesures d’hygiène renforcées au sein du bâtiment : désinfection des bureaux des personnes malades, nettoyage fréquent renforcé, réduction des contacts entre les personnes

Comment planifier la continuité des affaires ?

S’il n’a pas été possible d’éviter l’apparition de cas de grippe, il sera clé pour l’entreprise d’échapper à l’arrêt total du business. La première étape importante consiste à désigner, au sein de l’organisation, une personne (et/ou une équipe) responsable de la préparation et de la coordination d’un « business continuity planning ». Cette personne se chargera alors de hiérarchiser les activités au sein de l’entreprise et d’identifier les ressources nécessaires à la continuité des activités indispensables. Concernant les moyens concrets pour aider à poursuivre la continuité des affaires, les autorités proposent notamment :

· de prévoir 2 suppléants par fonction clé

· d’étudier les différentes alternatives aux déplacements (ex : le télétravail, la vidéoconférence, le logement sur place des postes-clés,…)

Ces différentes alternatives seront déterminées grâce à une collaboration étroite entre le service ICT, le service Ressources Humaines et le SIPPT (service interne de prévention et de protection du travail). Leur objectif sera d’établir un état des lieux des infrastructures disponibles et de faire l’inventaire des moyens logistiques présents sur le lieu de travail (ex : locaux utilisables, possibilités de vidéoconférences, nombre de travailleurs à domicile, de lits, de sanitaires, de voitures) et éventuellement au domicile du personnel concerné (ex : accès à un ordinateur, connections Internet, vidéoconférence)

Comment assurer une communication adéquate ?

En lisant les 2 paragraphes précédents, on remarque que la mise en place d’un « business continuity planning » nécessite un vrai travail d’équipe. Anticiper la peur, l’anxiété, les rumeurs et la désinformation est essentiel. Pour cela, il faut tout d’abord s’assurer de la validité des informations sur lesquelles on se base en identifiant les sources officielles d’informations relatives à la pandémie. L’établissement d’un plan de communication interne, complété par des documents sur la prévention, est tout aussi fondamental. Pour faciliter les échanges d’information, le service communication pourra mettre en place un système de contact (site web, numéros d’urgence) permettant d’informer les différents collaborateurs de l’état de la pandémie et des mesures prises.

Découvrez leurs recommandations complètes : Business Continuity plan – French version