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Ce que nous faisons nous-mêmes, nous ne le faisons pas nécessairement mieux. Et souvent pas du tout pour moins cher. Depuis le début de la crise économique, le tabou qui entourait l’outsourcing semble avoir tout à fait disparu, également dans le domaine de l’ICT. Ici, cette évolution est renforcée par la tendance au cloud computing. Mais comment faire en tant que CIO pour en retirer le maximum d’avantages? Quels sont les processus que l’on peut externaliser? Comment procéder concrètement?

Bien sûr, la crise n’est pas étrangère au succès croissant de l’outsourcing dans le domaine de l’ICT. La pression sur les coûts ne fait qu’augmenter, tandis qu’il devient de plus en plus facile d’un point de vue technologique d’externaliser de manière sélective des processus ICT. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises confient de manière très ciblée certains aspects de leur environnement ICT à un partenaire externe. La raison est évidente: en externalisant certains aspects, elles peuvent se concentrer sur leurs activités de base. En effet, ce qu’un partenaire peut faire plus vite, mieux et pour moins cher, vous n’allez quand même pas le faire vous-même?

Il faut placer l’outsourcing dans un cadre plus large

Les aspects ICT de soutien et purement opérationnels sont généralement les premiers à être externalisés. Les services en matière de datacenters en sont un bon exemple. L’apparition du cloud computing a également ouvert bon nombre de portes supplémentaires en matière d’outsourcing. Aujourd’hui, l’externalisation de processus ICT ne se limite plus au composant infrastructure. Désormais, les partenaires en outsourcing proposent pratiquement tous les aspects ICT en tant que service. Il importe également de placer l’externalisation dans un cadre plus large. Peut-être que l’externalisation d’un composant ICT opérationnel ne suffit pas et que la meilleure solution est d’externaliser tout le processus ICT ou même tout le processus d’entreprise.

Réduire les coûts

Pourquoi choisir l’outsourcing? La maîtrise et la réduction des coûts peuvent être des raisons importantes. Mais dans la pratique, elles ne constituent pas toujours le facteur déterminant. Souvent, la complexité de l’environnement ICT intervient dans la décision. Les processus qui ne font pas partie des activités de base du département ICT sont les premiers à entrer en ligne de compte pour une éventuelle externalisation. Mais en raison de la crise économique actuelle, il est clair que l’aspect coût intervient davantage. Pour beaucoup d’entreprises, la crise économique constitue une bonne occasion de réexaminer leurs contrats d’outsourcing.

3 conseils pour un outsourcing réussi

1.  Considérez l’outsourcing comme un projet

La réduction des coûts constitue souvent l’élément déterminant pour externaliser ses processus. C’est pourquoi il importe que le CFO et le CIO prennent la décision ensemble. Considérez l’outsourcing comme un projet, avec les implications nécessaires au niveau du management. Il doit y avoir un contrat bien étudié avec le partenaire. En même temps, votre organisation doit toujours avoir la possibilité de corriger le déroulement du processus d’outsourcing là où c’est nécessaire.

2.  Veillez à mettre en place une gestion du changement

L’outsourcing modifie fondamentalement votre organisation en matière d’ICT. Ne vous limitez donc pas au volet technique de l’externalisation de vos processus ICT, mais apportez aussi un soutien à vos collaborateurs par le biais d’une politique de gestion du changement. Dans le cadre d’une externalisation poussée, votre département ICT va évoluer d’un organe exécutant à une partie demanderesse. Il devra administrer les activités du partenaire en outsourcing et non plus se charger lui-même de ces activités, ce qui génère des besoins supplémentaires en matière de gestion de projet et de gestion de la relation avec le fournisseur.

3.  Négociez un contrat suffisamment flexible

Fixez-vous des objectifs réalistes. Pendant les négociations pour l’élaboration du contrat, les fournisseurs n’ont souvent pas le courage de s’opposer au client, ce qui crée des attentes qui s’avèrent par la suite être irréalisables. Tenez également compte du fait que vos besoins actuels en matière d’outsourcing peuvent être totalement différents dans un an ou deux. Il est donc difficile de trouver le juste équilibre entre l’ampleur de l’externalisation, la durée et le budget. Prévoyez dans le contrat une évaluation mensuelle. Ainsi, vous pourrez vous adapter de manière très ciblée aux évolutions en matière d’économie, d’environnement technologique et de besoins ICT qui en découlent. Et, en même temps, vous resterez vigilant au niveau des frais cachés.