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Les technologies mobiles ouvrent la voie au bureau mobile (mobile office) : vos collaborateurs sont de plus en plus nombreux à pouvoir accéder à distance aux données et applications de l’entreprise - qu’ils se trouvent chez le client, sur la route ou chez eux. En tant que CIO, comment pouvez-vous gérer au mieux cette mobilité croissante ?

La mobilité est désormais la règle. En tant que CIO, vous devez donc veiller à ce que vos collaborateurs puissent s’acquitter de leurs tâches en bénéficiant d’une mobilité et d’une flexibilité accrues. Vous devez dès lors leur fournir l’infrastructure et les outils pour cela. Vous êtes également responsable de la connectivité. Cependant, la mobilité ne s’arrête pas là… Votre rôle de CIO vous amène aussi à examiner les processus opérationnels avec vos collègues : quels sont les éléments susceptibles d’être transposés dans l’univers mobile ? Et surtout, comment y parvenir concrètement ?

Tous connectés

Vous l’aurez sans doute déjà remarqué : à l’heure actuelle, la mobilité est de plus en plus dissociée des appareils et des connexions mobiles. La nouvelle génération, qui a grandi avec les technologies mobiles, arrivera d’ici peu sur le marché du travail. Pour ces jeunes, la possibilité d’utiliser leurs propres smartphone et ordinateur portable au travail semble une évidence. La frontière entre la sphère strictement professionnelle et la sphère privée est en effet plus floue au sein de cette génération. Ce qui peut engendrer des risques supplémentaires pour la sécurité de votre entreprise. Le CIO doit par conséquent adapter soigneusement sa politique à cet égard.

Pas de crispations

Il ne sert à rien de s’acharner à bannir du lieu de travail tous les appareils personnels des collaborateurs. Vous devez néanmoins fixer des règles claires : qu’est-ce qui est ou non autorisé, quels sont les appareils supportés, dans quelles circonstances l’utilisation d’appareils personnels n’est-elle pas souhaitable,… ? Le plus important, pour l’entreprise, n’est pas tant de garder le contrôle sur les appareils que de fixer un cadre d’utilisation bien défini, en insistant lourdement sur la protection des informations. En tant que CIO, vous ne pouvez en effet jamais négliger cette question fondamentale. La mobilité doit améliorer la productivité de vos collaborateurs et générer de meilleurs résultats. Peu importe au final que vos collaborateurs atteignent cet objectif en utilisant leur appareil personnel ou celui de l’entreprise.

5 conseils pour une politique mobile réussie

1.    Donnez des directives claires

Vos collaborateurs doivent savoir ce qu’entend l’employeur par ‘travail mobile’. Un principe communément admis est le suivant : les règles en vigueur au bureau valent aussi, en principe, pour les collaborateurs mobiles. De même, ce qui est interdit au bureau ne peut pas être autorisé pour le travail mobile.

2.    Définissez clairement les profils mobiles

Veillez à communiquer de façon très claire sur les profils et fonctions qui entrent en considération pour le travail mobile ou à domicile. Vous éviterez ainsi des discussions inutiles avec des collaborateurs candidats au travail à distance alors que leur fonction ne le permet pas en pratique. Vous éviterez de surcroît d’être accusé de favoritisme.

3.    Laissez le choix à vos collaborateurs

Imposer la mobilité est une mauvaise idée. Certains profils (techniciens de maintenance, vendeurs…) impliquent par défaut une grande mobilité. L’important est d’offrir aux autres collaborateurs la possibilité de trouver eux-mêmes un juste équilibre dans le temps partagé entre le bureau et la maison. Fixez des conventions très claires en ce qui concerne les prestations attendues, les heures supplémentaires et les pauses.

4.    Soignez l’infrastructure

Le travail à distance - en déplacement ou à la maison - n’est possible que si vos collaborateurs disposent des outils et de la connectivité nécessaires. Précisez la manière dont les collaborateurs peuvent utiliser l’infrastructure, tant à titre professionnel que privé. Inversement, veillez à ce que vos collaborateurs sachent exactement dans quelles conditions ils peuvent utiliser un appareil personnel à des fins professionnelles.

5.    Appliquez une politique de sécurité sévère

Édictez des règles concrètes concernant l’accès aux données de l’entreprise, leur sauvegarde et leur traitement. Ne perdez pas de vue qu’un nombre croissant de travailleurs utilisent leur propre smartphone ou ordinateur portable dans le cade de leurs activités professionnelles. Accordez donc une attention suffisante à la politique de sécurité.