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Une gestion de contrats de qualité permet d’éviter des prises de bec entre les fournisseurs ICT et les clients en cas de problèmes - la facturation de prestations non prévues dans le contrat initial, par exemple. Trop souvent, les contrats disparaissent au fond d’un tiroir et ne sont plus d’actualité lorsqu’il faut s’y référer.

De plus en plus, les contrats ICT complexes reçoivent une attention accrue de la part de la direction et sont examinés par des avocats et des juristes. Une fois signés, les contrats finissent pourtant le plus souvent au fond d’un tiroir et n’en ressortent qu’en cas de litige.

Ce peut être le cas si des modifications ont été apportées, des tâches non prévues au départ ont été effectuées, des risques sont apparus ou des accords supplémentaires ont été conclus. Si les discussions se multiplient, la collaboration se solde très rapidement par une partie mécontente - voire deux.

Attentes satisfaites ?

C’est la raison pour laquelle il faut instaurer un système de gestion active des contrats après leur signature, tant du côté du client que du prestataire. Il s’agit en l’occurrence de prendre toutes les mesures requises pour assurer l’exécution correcte et satisfaisante du contrat, conformément aux objectifs définis.

Cette démarche est importante, à plus forte raison lorsque les contrats ont une influence directe sur le chiffre d’affaires. C’est en effet la seule façon d’atteindre la marge bénéficiaire visée, de répondre aux exigences de qualité posées et d’éviter les dérapages dans un projet complexe.

Plusieurs grandes entreprises ont d’ores et déjà saisi l’importance de la gestion de contrats : des managers sont chargés de superviser les aspects juridiques, commerciaux et organisationnels des contrats importants et servent d’intermédiaires entre le fournisseur et le client.

Prestations non prévues

Cette disposition permet d’éviter un litige classique, à savoir celui qui survient à propos de prestations non prévues dans le contrat initial. Le fournisseur s’attend à pouvoir les facturer, le client adopte le point de vue opposé. Vous devinez la suite…

Pour peu que l’on réagisse en temps utile, il est toutefois possible de trouver des accords. On peut ainsi convenir de ne pas exécuter les travaux, de fixer préalablement un budget ou un montant forfaitaire, ou de reporter la facturation des frais à un moment plus approprié pour le client.

La gestion de contrats devient indispensable, compte tenu de l’étendue toujours plus importante des contrats, ainsi que de leur complexité, ampleur et valeur croissantes. De nos jours, un contrat dont la valeur annuelle représente plusieurs dizaines de millions d’euros n’a plus rien d’exceptionnel.

La gestion de contrats garantit dès lors à la fois les marges bénéficiaires et la qualité de service escomptée. Elle n’est pas une solution miracle, mais offre au client et au fournisseur un outil efficace pour régler comme il se doit les responsabilités contractuelles et réaliser les objectifs du contrat.

Source : “Contractmanagement is een ‘must’”
Automatisering Gids, 9 juillet 2010