One

Ten gevolge van de grieppandemie die momenteel heerst, hebben de Belgische en Europese overheden aanbevelingen opgesteld om de verspreiding binnen de ondernemingen te voorkomen en ook om te vermijden dat de zakelijke activiteit stilvalt of vertraagt. Eén van deze cruciale maatregelen vraagt de ondernemingen om de voorkeur te geven aan thuiswerken en samenwerken vanop afstand. One besliste om een videoconferentie te organiseren met enkele Belgische en Luxemburgse ondernemingen om te bespreken hoe ze de volgende golf in de grieppandemie zullen opvangen.

Niemand weet of en wanneer we ook in België een grootschalige uitbraak van Influenza A (H1N1) – bekend als de Mexicaanse griep – kunnen verwachten. In ieder geval moet de bedrijfswereld ervoor zorgen dat ze de nodige voorzorgen neemt. ICT is van vitaal belang om de bedrijven overeind te houden tijdens zo’n griepaanval. De cijfers over de mogelijke impact van de grieppandemie lopen nogal uiteen. Afhankelijk van de ernst van de uitbraak zou dertig tot zeventig procent van de actieve bevolking zich verplicht zien thuis te blijven. Het gaat daarbij om mensen die ziek het bed moeten houden, maar ook om ouders die thuis hun zieke kinderen verzorgen, mensen die thuis blijven omdat hun partner ziek is, enzovoort. Wanneer bij een ernstige uitbraak scholen de deuren sluiten en er geen openbaar vervoer is, zal de impact van de griep op de personeelsbezetting van de bedrijven nog veel duidelijker voelbaar zijn. De gevolgen laten zich raden. Met een beperkte personeelsbezetting neemt de omzet van het bedrijf een duik, de geboden kwaliteit en dienstverlening gaat achteruit, enzovoort.

Cruciaal voor bedrijfscontinuïteit

Samenwerken vanop afstand – bijvoorbeeld via thuiswerken of videoconferencing – vormt een mogelijke oplossing voor de gezonde medewerkers die tijdens de pandemie noodgedwongen thuis moeten blijven. Maar uiteraard heeft die werkwijze een onmiddellijke impact op de ICT-infrastructuur, zowel van de thuiswerker als van het bedrijf zelf. “In deze tijd spreekt het voor zich dat de ICT een belangrijke plaats inneemt in een business continuity plan van een bedrijf,” verklaart Jean-Marc Duyckaerts, Marketing Manager Corporate bij Belgacom. “Een bedrijf is zoals een draaimolen op de kermis. Als één element uitvalt, staat de draaimolen stil. Als in een onderneming het belangrijke personeel niet langer kan werken, valt de activiteit stil. We moeten dus weten wie binnen de onderneming de sleutelfuncties bekleedt en hoe deze personen kunnen blijven werken tijdens de griepepidemie (dankzij goede ICT-hulpmiddelen). Het is daarnaast ook van groot belang te weten wie toegang heeft tot welke systemen en welke gegevens via welk kanaal.” Daarom moeten de bedrijven zich beginnen voorbereiden op verschillende scenario’s en ervoor zorgen dat ze over een stabiele ICT-infrastructuur beschikken die hun activiteit zal ondersteunen (continuity plan).

“Toen de eerste berichten verschenen dat de griep zou uitgroeien tot een pandemie, hebben we meteen een werkgroep opgericht”, zegt Daniel Mathu, coördinator van het business continuity plan bij RBC Dexia Investor Services Bank in Luxemburg. “We hebben de mogelijke impact op de processen bekeken en van daaruit een pandemic response plan uitgewerkt. Daarin verspreiden we de medewerkers onder meer over verschillende gebouwen en shifts, om de besmetting in te perken.” Maar ook al treft de griep alleen de mensen, tegelijk biedt ze een opportuniteit om ook een aantal ICT-maatregelen te boosten. “En dan komt thuiswerken op de eerste plaats, met de tools en de infrastructuur die daarvoor nodig zijn.” RBC Dexia gaat ervan uit dat mogelijk tot dertig procent van de medewerkers afwezig zal zijn tijdens een zware uitbraak van het griepvirus. Dat cijfer is vergelijkbaar met de vakantieperiode, wanneer ook ongeveer een derde van de medewerkers niet op kantoor verschijnt. “Dat klopt”, zegt Christian Haux, Marketing & Sales Director bij Telindus Luxemburg, “maar vakantie kun je plannen. Door de griep kan een compleet team tegelijk ziek worden. Tijdens de zomer spreken de teamleden onder elkaar af wie wanneer vakantie neemt, net om ervoor te zorgen dat het bedrijf verder kan blijven werken. Dat is een groot verschil.”

Geen ruimte voor fouten

Voor het Belgische Rode Kruis vormt de bedrijfscontinuïteit een hele uitdaging. De organisatie staat in voor bloedinzameling, hulpverlening aan mensen in nood en de ondersteuning van de asielcentra. “Het is cruciaal dat we die activiteiten kunnen verderzetten”, zegt Fabienne Damsin, communicatiedirecteur bij het Belgische Rode Kruis, “ook al zullen onze medewerkers tijdens hun job wellicht extra in contact komen met besmette personen. Eigenlijk is er geen ruimte voor fouten. Onze dienstverlening moet verder lopen, crisis of niet.” Tijdens een uitbraak van het griepvirus verwacht het Rode Kruis meer oproepen naar het call center, met name van mensen die concrete vragen hebben rond besmetting met griep. “Dat moeten we kunnen opvangen. Tegelijk zorgen we ervoor dat alle sleutelpersonen op een vlotte en veilige manier toegang krijgen tot onze ICT-systemen – ook mobiel – zodat we vanop afstand onze activiteiten kunnen verderzetten.”

In een Consultancy bedrijf leidt de afwezigheid van medewerkers tot verlies van dienstverlening aan de klant, en dus van omzet. “Wellicht zullen we heel snel tijdelijke vervanging moeten kunnen bieden voor zieke consultants die ter plaatse bij een klant werken”, zegt Mark Thijs, COO bij ICT-dienstverlener Quasus. “We zullen dat vooral ad hoc moeten oplossen. We merken wel dat ook onze klanten nadenken over de impact van de griep. Diverse klanten hebben ons al gevraagd hoe we ons hierop voorbereiden.” Quasus liet bij personeel en klanten al flesjes handspray verdelen, om straks de verspreiding van de griep zo veel mogelijk tegen te gaan. “Preventie vormt ook een belangrijk onderdeel van ons business continuity plan”, stelt Hocine Berrane, Director IT & Organisation bij Swiss Life in Luxemburg. “We bieden overal ontsmettende zeep aan, papieren doekjes om de handen af te drogen, enzovoort.” Wat de informatica betreft denkt Swiss Life onder meer aan thuiswerken. “We verkennen alle mogelijkheden voor thuiswerken. Een groot gedeelte van ons personeel leeft immers aan de andere kant van de grens, in Frankrijk of in België. Het geheim van de Luxemburgse verzekeringen beschermt de vertrouwelijke gegevens van onze klanten op een zeer strikte manier. Dat zou de toegang tot onze systemen vanuit het buitenland beperken. Op het vlak van thuiswerken moet men zich houden aan de specifieke regels van het Luxemburgse arbeidsrecht.” Gelukkig zijn er ook andere manieren om vanop afstand samen te werken. Via videoconferencing, bijvoorbeeld. “Daar maken we vandaag al gebruik van. Bij een griepaanval zal dat alleen maar toenemen.” Bovendien is videoconferencing er niet alleen voor internationale meetings vanop afstand. Daniel Mathu: “Tijdens een griepuitbraak raden we ook interne meetings af. Dan bieden video- en teleconferencing een uitkomst.”

Griep bevat ook opportuniteit

De inspanningen die bedrijven vandaag bieden om zich voor te bereiden op de mogelijke impact van de grieppandemie – onder meer door een ICT-infrastructuur met de passende bandbreedte en beveiliging aan te bieden voor thuiswerken – blijven ook op langere termijn doorwerken. “We rollen versneld Citrix uit,” zegt Fabienne Damsin. “Op die manier biedt de griepdreiging dus ook ergens een opportuniteit. Misschien blijft een grote griepaanval deze winter nog uit, maar de medische wereld is het erover eens dat er bij ons binnen de vijf jaar een zware uitbraak komt. We moeten ons dus wel voorbereiden.” In ieder geval verandert de pandemie de manier waarop de bedrijfswereld naar toepassingen voor thuiswerken kijkt. “Vandaag aanvaardt bijna geen enkele klant dat een consultant vanop afstand voor hem werkt”, stelt Mark Thijs. “Dat zal veranderen onder druk van de pandemie.” In dat opzicht kan de griep inderdaad tot de versnelde adoptie van thuiswerken leiden, al blijft voorbereiding hier cruciaal. “Vergelijk het met het probleem van de millenniumbug”, zegt Christian Haux. “In de aanloop naar het jaar 2000 waren de machines geviseerd. Vandaag zijn het de mensen. Toen is er niets ernstigs gebeurd, precies omdat we zo goed voorbereid waren. Voor de griep moeten we dat ook nastreven.” En naast het ICT-luik houdt de pandemie misschien zelfs een commerciële opportuniteit in. Hocine Berrane: “Wanneer je als bedrijf een griepaanval aankunt, zonder verlies van omzet en vooral zonder impact op de dienstverlening, dan versterk je daarmee het vertrouwen van de klant. Dat werkt door als een concurrentieel voordeel.”