One

Wanneer een ICT-job er vandaag heel anders uitziet dan pakweg vijf jaar geleden, dan heeft dat veel met het aspect mobiliteit te maken. De vraag naar mobiliteit heeft de visie op ICT en de rol van de CIO grondig veranderd.

Sinds 1997 is Danielle Jacobs de drijvende kracht achter BELTUG. De onafhankelijke Belgische user group richtte zich in eerste instantie op de gebruikers van telecommunicatie. Omdat die definitie vandaag te eng is, treedt BELTUG op als user group voor bedrijven en publieke diensten die gebruik maken van communicatiediensten  in de brede zin van het woord. BELTUG telt intussen ongeveer 845 leden en vormt zo een belangrijke netwerkingorganisatie voor de ICT-beslissingsnemers in ons land. BELTUG brengt bedrijven samen om ervaringen uit te wisselen,  publiceert aanbevelingen rond   ICT-thema’s en informeert via  workshops en seminaries. De organisatie verdedigt ook de belangen van de ICT-gebruikers bij nationale en internationale overheden.

Mobiliteit is topprioriteit

“Het gebruik van ICT binnen bedrijven heeft op vrij korte tijd een sterke evolutie doorgemaakt”, vertelt Danielle Jacobs. “Het is vaak niet langer de technologie die de grootste uitdaging vormt. De meeste bedrijven hebben vragen rond hun ICT-strategie, daarbij gaat het al lang niet meer alleen over de technologie, maar ook over  service management, het beheer van contracten en beleidslijnen.” Mobiliteit is een topprioriteit. Vroeger werkten de afdelingen van een onderneming vaak volledig gescheiden van elkaar. Vandaag is dat niet meer denkbaar. Alles steunt op de samenwerking tussen medewerkers, klanten, leveranciers en partners. ” Zo hebben we het concept van de virtuele teams zien ontstaan. Iedereen werkt van op om het even welke locatie, ook al omdat de technologie dat mogelijk maakt.” Het is een gegeven waar Danielle Jacobs intussen zelf ervaring mee heeft. “Het team van BELTUG bestaat uit zes medewerkers die vaak thuis en onderweg werken. We zijn dan ook overtuigde gebruikers van unified communciations & webconferencing.”

Realiteit bepaalt beleid

Nieuwe technologie heeft voor extra mobiliteit gezorgd. Is die technologie louter ‘enabler’ of ook ‘driver’? Voor heel wat bedrijven is dat nog niet even duidelijk. Danielle Jacobs: “De meeste ondernemingen willen de mobiliteit van hun medewerkers verhogen. Op dat vlak hebben ze meestal gelijklopende doelstellingen. Alleen blijkt de praktische uitwerking van die strategie - de manier waarop men die doelstellingen realiseert - vaak heel verschillend.” Zowat alle BELTUG-leden zijn vandaag heel sterk met communicatie bezig. “Dat betekent echter niet dat iedereen er al even ver mee opgeschoten is. Er bestaan in de markt nog heel wat vragen.” Toch lijkt de realiteit de praktijk soms in te halen. “Een jaar of twee geleden vroegen leden ons wat de beste oplossingen waren om het gebruik van sociale netwerken in het bedrijf te verbieden. Vandaag vragen diezelfde bedrijven ons advies over de manier waarop ze de sociale netwerken op een positieve manier kunnen inzetten.”

Pragmatisch kader

Het geeft aan dat de visie op communicatie en mobiliteit binnen een onderneming heel snel kan evolueren. Goede afspraken, formele beleidslijnen en een wettelijk kader blijven zonder meer belangrijk. Danielle Jacobs: “De wet blijft vaak een struikelblok. Zo gebeurt telewerken vaak  informeel, omdat het wettelijk kader moeilijk toepasbaar is”. Onder meer verzekeringstechnisch blijft telewerken een moeilijk onderwerp. Concrete afspraken tussen werknemer en werkgever over het gebruik van de communicatiemiddelen zijn een belangrijke stap in de goede richting. “Maar ook die afspraken ontbreken in de praktijk. Vaak ontstaat stilzwijgend een pragmatisch kader. De werkgever laat het gebruik van sociale netwerken tijdens de werkuren dan bijvoorbeeld oogluikend toe, omdat hij weet dat de werknemer ook thuis - ’s avonds of in het weekend - vaak nog met zijn job bezig is.”

Polariteit

Over het gebruik van presence,waarbij aan alle collega’s wordt getoond of iemand beschikbaar, in vergadering,… is,  worden dezelfde discussies gevoerd. Is het een tool die medewerkers vlotter met elkaar laat samenwerken of zien die medewerkers het als een vorm van controle? “Ook die polariteit geeft goed aan dat de problematiek zich niet op het technologische vlak situeert. Alles draait om de manier waarop je met de technologie omgaat. Voor de meeste medewerkers is dat een leerproces. Nieuwe communicatiekanalen - zoals instant messaging - kunnen immers heel invasief zijn. Voor je het weet zit je de hele dag te chatten of e-mails te beantwoorden, en blijft het echte werk liggen. Dat is natuurlijk ook niet de bedoeling”, aldus Danielle Jacobs.

Menselijke factor

Bij de nieuwe vormen van communicatie en mobiliteit horen ook nieuwe uitdagingen, onder meer op het vlak van beveiliging. “Dat blijft voor veel bedrijven inderdaad heel delicaat”, stelt ook Danielle Jacobs vast. “Uiteindelijk staat er op die smartphone of laptop vaak heel wat gevoelige bedrijfsinformatie. Verlies of diefstal van het device kan dan tot problemen leiden.” Maar ook daar is het vooral de menselijke factor die het probleem veroorzaakt, en niet de technologie. Dus blijft het aan de mens om met die technologie om te gaan. Steeds meer applicaties verplaatsen zich bovendien naar de mobiele wereld. Daardoor verschuift het zwaartepunt naar  de smartphone.. In dezelfde context mogen we ook de evolutie richting cloud computing situeren. “Net zoals bedrijven van eigen ontwikkeling overstapten op pakketsoftware, gaan ze nu van het eigen IT-infrastructuur  naar de cloud. We zien dat er veel interesse bestaat voor het concept, maar dat er ook  veel praktische bezwaren zijn”, weet Danielle Jacobs.

Precies daar heeft BELTUG een rol te vervullen. Danielle Jacobs: “Wanneer de mensen de snelle evolutie niet meer kunnen volgen, zorgen wij voor informatie en advies. Ontstaan er knelpunten in de regelgeving, dan kaarten we dat bij de betrokken Minister of overheidsdienst aan. BELTUG dringt al langer aan op een coherent ICT-beleid. De bevoegdheden rond ICT zijn in België te veel versnipperd over de verschillende niveaus. Het zou de sector ten goede komen wanneer de politiek een duidelijkere lijn zou uitzetten.” Daarnaast blijft ook de lauwe interesse voor ICT bij de komende generatie een pijnpunt. “ICT heeft bij de leerlingen van de middelbare school een compleet verkeerd imago. Heel vreemd is dat. Jonge mensen kunnen niet zonder gsm en pc, maar tegelijk zijn ze meestal  niet geïnteresseerd in een opleiding in deze richting. Vaak weten ze niet eens dat een ICT-opleiding vandaag niet noodzakelijk op technologie is toegespitst, maar dat het juist om communicatie en samenwerking gaat. Het is duidelijk dat het ICT-onderwijs dringend een serieuze duw in de rug nodig heeft.”

Dictafoon versus pc

Danielle Jacobs studeerde economie aan de VUB. De colleges over informatica spraken haar aan. “Het was de tijdgeest”, vertelt ze. “Midden de jaren tachtig,het begin van de PCs in bedrijven. Het was duidelijk dat er in de ICT-wereld van alles te gebeuren stond.” Na haar opleiding werkte ze 2 jaar bij ICT-bedrijf Xylos. Toen ze overstapte naar Febelfin, de federatie voor de Belgische financiële sector, kreeg ze er een dictafoon in plaats van een pc. De federatie had medewerkers om de ingesproken boodschappen met een tekstverwerker uit te tikken, zo luidde het. “Ik was daar heel verbaasd over, wellicht net zo verbaasd als een jonge starter die vandaag te horen krijgt dat hij op kantoor niet mag chatten of surfen naar Facebook.” Sinds 1997 is Danielle Jacobs general manager van BELTUG. Ze zetelt ook in de board van internetdomeinbeheerder DNS.be, waarvan BELTUG mede-oprichter is,  en van de internationale gebruikersvereniging INTUG.

Info Beltug paper

BELTUG publiceerde een uitgebreide paper met aanbevelingen over het gebruik van smartphone, internet en e-mail op het werk. Organisatorische, juridische en fiscale aspecten werden samengebracht. O.a. kostenbeheersing bij mobiele communicatie en fiscale aspecten komen aan bod. De paper telt 90 pagina’s met tips en voorbeeldclausules.

De paper is gratis voor BELTUG leden (€ 295 voor niet-leden). Lezers van One Magazine kunnen gratis kennismaken door één van de hoofdstukken aan te vragen via info@beltug.be. De inhoudstafel vindt u op de site van BELTUG.