RFID-localisatieoplossingen verhogen trefzekerheid van zorg in Jan Yperman

Is er een rolstoel in de buurt? Waar staat de infuuspomp? Blijven de koelkasten op temperatuur? Waar bevindt de patiënt zich? Het zijn enkele van de courante vragen waar verpleegkundigen en paramedici, medisch-technische medewerkers en logistiek personeel elke dag mee kampen. Niet meer zo in het Jan Yperman ziekenhuis te Ieper. Op maat geïnstalleerde draadloze RFID-localisatieoplossingen zorgen ervoor dat bedrijfskritische en dure werkmiddelen, maar ook medewerkers en patiënten snel gelokaliseerd kunnen worden. Een trefzekere en veilige zorgomgeving is het gevolg.Toen het Ieperse regionale ziekenhuis Jan Yperman zijn nieuwbouwproject voltooide, bleek de optie voor een draadloos netwerk de juiste keuze. Met de hulp van Telindus Belgacom ICT startte het ziekenhuis als eerste in België met de real-time tracking van medische logistieke apparatuur en van personeel en patiënten.

Het ziekenhuis koos voor WLAN materiaal van Nortel en voor de RFID technologie van het Californische AeroScout. “Het is een nieuwe technologie”, benadrukt IT Manager Francky Deleu. ”We hadden goede ervaringen met Belgacom/Telindus als integrator van ons kernnetwerk zodat het voor de hand lag hen als integrator de RFID-dimensie te laten implementeren. AeroScout is de marktleider in dit domein en beschikt over unieke WiFi-gebaseerde oplossingen, “choke point” technologie en een breed aanbod aan toepassingen voor zeer accurate en onmiddellijke lokalisatie, die uniek is. Onze keuze was ook daar snel gemaakt.” .

Efficiëntere inzet van middelen, veiligheid van personeel

Het draadloos netwerk van Jan Yperman telt ca 350 access points, die via het LAN netwerk beheerd worden door centrale redundante controllers. De opvolging van activa en mensen gebeurt via “tags”, bevestigd aan materiaal, pols- en enkelbanden. In koelkasten, koelcellen en broedstoven monitoren tags de temperatuur en zenden notificaties wanneer de temperatuur bepaalde grenzen overschrijdt. Het ziekenhuis gebruikt daarvoor AeroScout T2 tags, die bevestigd worden aan bedden, medische apparatuur, en via armbanden aan patiënten met wegloopgedrag. Ook de medewerkers in spoed en het nachtpersoneel beschikken over een tag met alarmknoppen, waarmee ze een alarm kunnen verzenden bij bedreigende situaties.

Met de campusbrede tracking kan het ziekenhuis nu zijn activa efficiënter beheren. “Een typisch voorbeeld hiervan zijn medische pompen, legt Norman Cleenewerck, verantwoordelijke van de Dienst Biotechniek, uit. “De pompen verhuizen tussen de diensten en raken zo verspreid, wat periodiek onderhoud bemoeilijkt en de beschikbaarheid ervan beperkt. De lokalisatie van de apparatuur houdt in dat we ze sneller en efficiënter kunnen inzetten. Omgekeerde redenering geldt ook: pompen die niet gebruikt worden in een dienst zijn er overbodig en kunnen elders ingezet worden. De technische dienst kan via het trackingsysteem ook nagaan welke pompen aan onderhoud toe zijn of net niet.

Transparantie van werkstromen biedt gemoedsrust

De “exciters” of chokepoints bieden een nog nauwkeurigere en onmiddellijke lokalisatie dan de klassieke triangulatie. Zij worden gebruikt voor lokalisatie die zeer precies en ogenblikkelijk moet gebeuren. Toepassingen hiervoor zijn liften en trappenhallen, specifieke materiaalkasten of patiënten die accuraat gelokaliseerd moeten worden. Zo beschikt de dagchirurgie over exciters boven de toegang tot elke zaal of kamer. “Op die manier kan elke patiënt opgevolgd worden: in de ontvangstlobby, in de operatiezaal, in de nazorg of ergens onderweg”, aldus kwaliteitscoördinator-verpleegkundige Eddy Delporte. “De familieleden kunnen daardoor duidelijke en correcte informatie krijgen over waar de patiënt zich bevindt zonder dat verpleegkundigen systematisch de OK moeten bellen. De transparantie van de werkstroom biedt ook heel wat gemoedsrust voor onze verpleegkundigen.” Directeur Verpleegkunde Jan Blontrock voegt hier overigens aan toe dat de tijdswinst voor verpleegkundigen door het efficiëntere beheer van de medische en logistieke apparatuur meteen betekent dat zij meer tijd kunnen doorbrengen bij de patiënt, wat ook naar de patiënt toe een gevoel van meerwaarde teweegbrengt.

Meer kwaliteit en controle rond bedrijfsprocessen

“De integratie van deze informatie over onze primaire processen biedt het ziekenhuis de kans om zijn werking te rationaliseren en tegelijk een efficiëntere en veiliger omgeving te bieden voor medewerkers zowel als patiënten”, onderstreept Administratief en Financieel Directeur Christophe Mouton, een van de sterkmakers van het project. “RFID-oplossingen op een WiFi netwerk bieden een snelle besparing, maar de echte business case draait rond de kwaliteit van onze bedrijfsprocessen en de controle erop.”

Jan Yperman heeft vandaag een lange weg afgelegd, aldus Christophe Mouton, “maar er blijft nog veel te realiseren: de integratie met bepaalde bedrijfsprocessen is nog niet voltooid. Daar ligt overigens het belangrijkste voordeel van deze technologie vanuit een managementstandpunt: de integratie van RFID oplossingen in onze omgeving stelt ons in staat bedrijfsprocessen kritisch te analyseren en te optimaliseren, terwijl we er de medewerkerstevredenheid op verbeteren. Bovendien neemt ook het veiligheidsgevoel toe.”

De aansluiting van de processen in de dagchirurgie en het operatiekwartier is vandaag zo ver dat Jan Yperman via zijn administratieoplossing feilloos procestijden kan rapporteren in het kader van de minimaal verpleegkundige gegevensverplichtingen.  De integratie in het operatiekwartier en Geriatrie zijn afgewerkt, de integratie in het chirurgisch dagziekenhuis en het patiëntendossier moeten nog verder ontwikkeld worden. “De kennis die Belgacom/Telindus heeft opgebouwd door deze draadloze RFID-toepassingen te implementeren helpt ons nu om snel en doeltreffend vooruit te gaan”, onderstreept Christophe Mouton.

Jan Yperman, Ieper, in 2008:

• 100 dokters
• 1.000 personeelsleden
• 15.000 klassieke opnames
• 19.000 dagziekenhuisopnames
• 140.000 consultatieve ambulante contacten